職場のコミュニケーションを活性化させたい。そのための方法とは?

今、仕事をするうえで最も大切なものは「コミュニケーション能力」と言われています。
しかし、「わが社の従業員はどうもコミュニケーション能力が低い」と思っている経営者の方も少なくないでしょう。
また、プライベートでは多弁なのに、職場にではほとんど口をきかないという方もいます。
では、どうすれば職場のコミュニケーションが活性化するのでしょうか?
そこで、今回はその方法をご紹介します。
職場のコミュニケーションが活発化しにくい理由も同時にご紹介しましょう。
興味がある方はぜひこの記事を読んでみてくださいね。

目次

  1. なぜ、職場ではコミュニケーションがうまくいきにくいのか?
  2. 職場で求められるコミュニケーション能力とは?
  3. 職場のコミュニケーションを活性化させる方法とは?
  4. おわりに

1.なぜ、職場ではコミュニケーションがうまくいきにくいのか?

コミュニケーションを活性化させる方法をご紹介する前に、職場でのコミュニケーションがうまくいきにくい理由をご紹介します。
実は、職場で必要なコミュニケーション能力は、きわめて特殊なのです。

1-1.職場には、いろいろな人がいる

職場には、さまざまな人が所属しています。
年齢も性別も立場も違う人たちが同じ場所で仕事をしていれば、話題選びにも気を使うでしょう。
上司に親しげな口をきくわけにもいきません。
また、同僚でも性別や年代が違えば話題も合わないでしょう。
さらに、今はセクハラやパワハラも問題になりやすいですから、ちょっとした冗談も言いにくい雰囲気です。
ですから、職場の人たちと休憩時間もほとんど何もしゃべらないという従業員も少なくありません。

1-2.ちょっとした発言が評価に影響する

会社は、従業員が働いて利益を出すところです。
ですから、働きぶりによって評価に差が出てくる会社も多いでしょう。
営業のように、個人の働きぶりが分かりやすい部署ならば、評価もしやすいです。
しかし、働きぶりでは評価しにくい部署の場合は、普段の勤務態度が評価に影響を与えるところも多いでしょう。
ですから、「へたなことを言うと、評価に影響する」という雰囲気になり、コミュニケーションがうまく取れなくなることもあります。
このような職場はミスがあっても報告しにくいため、隠しきれないくらいミスが大事になってしまうこともあるでしょう。

1-3.上司が部下の話を聞かない

部下の意見にも耳を傾け、自分が間違っていた場合は反省して直す。
このように器の大きな上司は残念ながら少ないです。
部下がたとえ正しいことを言っても、自分と異なる意見だった場合は耳を貸さない上司も多いでしょう。
また、自分と異なる意見を言う部下を冷遇する人もいます。
このような上司の元で働く部下は、やがてイエスマンばかりになるでしょう。
上司に求められなければ、誰も何も言わない職場になってしまう可能性もあります。

2.職場で求められるコミュニケーション能力とは?

コミュニケーション能力にも、いろいろな種類があります。
知らない人と仲良くなることも、コミュニケーション能力のひとつ。
では、職場で求められるコミュニケーション能力とは何でしょうか?この項で、一例をご紹介します。

2-1.仕事の内容を報告し、相談する能力

多くの職場では、ひとつの仕事を手分けして進めていきます。
大きなプロジェクトになるほど、たくさんの人がかかわってくるでしょう。
ですから、自分の仕事具合を定期的に報告し、不明な点や改善点が見つかったら相談することが大切になります。
日常業務も同じことです。
A部署で見逃されたミスが、B部署で発見されることもあるかもしれません。
ですから、疑問点があれば上司や同僚にすぐに相談できる能力が、職場では求められています。
また、ミスの報告も職場で求められているコミュニケーション能力のひとつです。
ミスをすると、「たいしたことはない」「自分のせいではない」と思いたくなります。
そして、その気持ちを言葉の端々ににじませて上司に報告する人も少なくないでしょう。
しかし、そのような報告は、上司の怒りを買いやすいです。
また、隠しておくのはもっと悪いでしょう。
ミスを分かりやすく正確に報告できる人は、コミュニケーション能力が高いと言えます。

2-2.異なる意見をまとめる能力

チームを組んで仕事をしていくと、意見が割れることも珍しくありません。
そのようなときに、うまく皆をまとめられる能力が、職場では求められています。
たとえ意見が却下されても、適切なフォローがあれば気持ちも落ち着くでしょう。
そのようなフォローができる人材が、職場では重宝されるのです。

2-3.部下の意見を聞く能力

社内での立場が上になっていくにつれ、部下の意見を素直に聴きにくくなります。
自分の非を認めると「恥をかかされた」という気分になることもあるでしょう。
しかし、上司の意見が正しく、部下の意見が常に間違っているということはありません。
今は、上司より経験や知識が豊富な部下も珍しくないのです。
ですから、部下の意見を冷静に的確に聴く能力が、会社では求められるでしょう。

3.職場のコミュニケーションを活性化させる方法とは?

では最後に、職場のコミュニケーションを活性化させる方法をご紹介します。
ぜひ参考にしてみてください。

3-1.あいさつの習慣をつける

当たり前だと思われるかもしれませんが、あいさつの習慣がない会社は意外と多いのです。
中には、あいさつする時間があったら働け、という会社もあります。
しかし、あいさつはコミュニケーションの基本です。
たとえあまり親しくない人でも、あいさつを交わし続けていれば、話しやすくなるでしょう。
ですから、ぜひ社内であいさつをする習慣をつけてください。
会議などを増やすよりも効果的です。

3-2.部下の話は最後まで聞く習慣をつける

部下に定期的に仕事の報告を求めるのは、上司として当たり前のことです。
しかし、報告をしている最中に口をはさんだり怒ったりすると、部下は委縮してしまうでしょう。
ですから、部下の報告はまず最後まで聞いてください。質問はその後です。
また、叱責するときも感情的にならないように注意してください。
さらに、叱責をする内容は部下が今報告したものだけにしましょう。
前回の失敗や普段の勤務態度まで持ちだして叱責すると、部下とのコミュニケーションが寄り取りにくくなります。

3-3.衛生管理者ができることとは?

衛生管理者は、従業員が安全で健康的に仕事ができるように社内の環境を整える職務を担って(になって)います。
ですから、従業員の話を聞くことも大切な業務です。
従業員の中には仕事に対して悩みを抱えていて、誰かに相談したいと思っている方もいるかもしれません。
しかし、仕事に対する悩みは上司や同僚には打ち明けにくいもの。
まして、自分の健康やメンタルヘルスにかかわるものでしたらなおさらです。
衛生管理者の仕事の中に、職場巡視があります。
このときに、気になる従業員がいたら、声をかけてあげましょう。
こちらからアプローチをかけてあげた方が、コミュニケーションがとりやすいでしょう。
また、産業医との橋渡しをしてあげると効果的です。

4.おわりに

いかがでしたか?
今回は、社内のコミュニケーションを活性化する方法についてご紹介しました。
まとめると

  • 社内であいさつする習慣をつけるようにすると、コミュニケーションが円滑に進むようになる。
  • 上司は部下の話に耳を傾ける習慣をつける。
  • 衛生管理者は、従業員の悩みなどを聴く姿勢を見せるとよい。

ということです。
いくら従業員同士の中がよくても、悪口などがまん延している会社はコミュニケーションが活発とは言えません。
すぐに改善することは難しいでしょうが、
改善できる所から改善していきましょう。