デスクを整理整頓するコツやメリットとは？

1．デスクを見れば、ビジネススキルが分かるって本当？

今のオフィス業務は、パソコンがあれば事足りることが多いです。
昔のように、文房具を使って書類を作成することも少なくなりました。
しかし、それでも「デスクの上や机の中がごちゃごちゃ」という方は多いのです。
そのような人は、仕事のできもいまひとつ。
中には、大切な書類を提出し忘れたり期限までに作れなかったりして、上司に叱られた経験がある方もいるでしょう。
また、仕事の段取りも悪くて残業をするはめになることも少なくありません。
逆に、デスクの整理整頓ができている人は、仕事が早く段取りもスムーズという方が珍しくないのです。
つまり、デスクを見ればその人のビジネススキルがある程度分かってしまいます。
「うちの会社は書類が多いから」というのは、言い訳になりません。
どんなに資料や書類が多い職場でも、整理整頓している人のデスクはすっきりとしています。

2．デスクを整理するメリットとは？

デスクに限らず、「整理整頓ができなくても問題ない」と思っている方も多いでしょう。
しかし、デスクを整理すると仕事の効率も上がります。
この項では、デスクを整理するメリットをご紹介しましょう。

2-1．むだな時間がなくなる

デスクが散らかっていると、目当てのものを探すのに時間がかかります。
それがたとえ数分だったとしても、1日10回探し物をすれば1時間近くをむだにするでしょう。
1時間あれば、仕事がかなりできますね。
探し物がなかなか見つからなければ、むだになる時間はもっと増えるでしょう。
「仕事の量の割には、終わるまでに時間がかかる」という方は、ものを探す時間が多すぎる可能性があるのです。

2-2．仕事に集中できる

デスクの上が散らかっていると、集中力がとぎれやすいです。
何か欲しいものがあってもすぐに見つからなければ、仕事の手をとめて探さなくてはなりません。
また、デスクが散らかっていると書類や資料なども汚しやすいでしょう。
デスクが整理整頓されて入り人は、天板の上に仕事に使うものしか出ていません。
これなら、仕事を中断することなく欲しいものをすぐに使えるでしょう。

2-3．仕事の段取りが組みやすくなる

職場によっては、納期が異なる仕事を一度に渡されることもあるでしょう。
デスクが整理整頓されていれば、段取りをつけるのも簡単です。
しかし、デスクが散らかっている人の場合は、仕事の優先順位があやふやになることも珍しくありません。
また、書類を保管しているうちに、行方不明になってしまうこともあるでしょう。
スケジュール帳などで予定を管理するより、デスクを整理した方が効果的です。

2-4．思考がまとまりやすくなる

考えごとをしたいときは、すっきりとした空間でおこなう方がよいアイデアが出やすいでしょう。
漫画家や小説家がアイデアを喫茶店などで練ることもが多いのは、仕事場よりもものが少なくすっきりとした空間であるから、という理由もあるのです。
デスクが散らかっていると、考えごとをしている最中でも目につくものが気になりやすいでしょう。

3．デスクを整理整頓する方法とは？

では、デスクを整理整頓するにはどうしたらいのでしょうか？
この項では。その方法の一例をご説明します。

3-1．必要な書類と不要な書類の選別方法とは？

書類が捨てられずにデスクの上で山になっている、という方は多いでしょう。
もう使うことのない書類でも、「何かの資料になるかも」と思うと捨てられない方もいます。
そこで、まずは書類を重要度別に仕分けしましょう。
最も重要なのは、作成中の書類とこれから提出する予定の書類です。
また、契約書も最重要な書類になります。
次に重要な書類は、資料として価値のある書類です。
もう作成は終わったけれど、似たようなものをこれからも何度か作るという場合はテンプレートとして残しておいてもよいでしょう。
3番目が、もう使わない書類です。
万が一のことを考えて取っておくとしても、半年や1年と区切りをつけて処分しましょう。
また、資料として残しておく書類はスキャナーでパソコンの中に取りこんで保存しておけば、紙の書類は処分してもよいですね。

3-2．資料も電子化して保存しよう

仕事で使った資料もなかなか捨てられません。
しかし、終わった仕事の資料をいつまでも取っておくと、デスクが片づかないのです。
そこで、電子化して保管しておきましょう。
書籍ならば、いる部分だけスキャナーで取りこめばよいのです。
電子書籍として販売されている場合は、そちらを買い直すことも考えてください。
模型などは、デジカメで撮影しておけば、「この仕事でこのようなものを使った」という記録にもなります。

3-3．文房具は場所を決めてしまう

こまごまとした文房具は、デスクの右側上部にある引き出しにしまうことが多いでしょう。
そこに無造作に入れたりせず、仕切りをつけて所定の位置を作ってください。
空き箱や空きびんを利用してもかまいません。
大切なのは「必ず使ったら所定の位置に戻す」ことです。
これを徹底すれば「いつのまにか机の中がごちゃごちゃになった」ということはありません。

3-4．書類を保管するファイルを色分けしよう

書類をクリアファイルに入れて、保管している人は多いでしょう。
そのときに、クリアファイルの色を分けておいてください。
納期が短いもの、長いもの、返事待ちのもの、提出済みのものと分ければ、「この書類何だったっけ」となることもありません。また、書類は必ずたてて収納しましょう。
横に収納すると、上にものを置いてしまえばどんな書類か分からなくなります。
また、書類の保管は一番下の引き出しが便利。
深さがありますから、書類をたてておいても問題ありません。

4．おわりに

いかがでしたか？
今回は、デスクを整理整頓するコツなどをご説明しました。
まとめると

• デスクが整理されていれば仕事もはかどる。
• 書類や資料は電子化して保存しておくとよい。
• 文具は仕切りを使って保存し、使った後は必ず元の場所に戻す。

ということです。
天板下の引き出しは最も広いですが浅いので、作りかけの書類を入れておくとよいでしょう。
また、仕事が終わったら机の上をパソコンと電話だけにしておいてください。
そうすれば、翌朝出勤してすぐに仕事に取りかかれます。
さらに、デスクの下に段ボールや整理グッズを置くのはやめてください。
ものを置ける場所ができると、ますますものが増えます。
それに、デスクの下は使いにくいですからしまいっぱなしにして、存在を忘れるものも増えるでしょう。
その結果、何だか分からないものがデスクの下にたくさんある状態になります。
これでは、デスクが散らかっているよりもっと始末が悪いです。
持ちものはできるだけ少なく、仕事に集中できる環境を作りましょう。