5S活動とは？ 事例や効果的な進め方のポイントを解説！

1．5S活動って何？

5Sとは

• 整理
• 整頓
• 掃除
• 清潔
• 躾（しつけ）

の5つのこと。頭文字がすべてSなので5S活動、と呼ばれているのですね。これらはすべて、決して難しいことではありません。人によっては「学校でも同じ活動をやった」という方もいるでしょう。しかし、この5S活動こそ安全にそして衛生的に仕事をするためには、とても大切なことなのです。乱雑な仕事場では、事故が起こりやすいでしょう。必要なものがすぐに見つからないのでは、仕事の効率が下がります。ものがあふれている職場では掃除が行き届かずにほこりもたまりやすいでしょう。そうなると、火事が起こりやすくなりますしほこりで体調を崩す人も出てくるかもしれません。

また、乱雑すぎる場所はやる気を低下させます。仕事が進まなければ残業が増えて、体に悪影響が出やすくなるのです。つまり、5S活動をしっかり行っていれば職場もきれいになって仕事の効率があがり、健康的になります。さらに、仕事の業績があがれば会社の利益もアップするのです。

2．5S活動が進まないのはなぜ？

しかし、いざ5S活動を進めようと思っても、なかなかうまく行かない職場は少なくないと思います。では、なぜ5S活動が進まないのでしょうか？ この項では、その理由をご説明していきます。

2-1．ものが捨てられない

5S活動の中でも最も大切なのは、整理整頓です。これだけを2S活動と呼んで、特に推進している職場もあります。しかし、整理整頓は簡単なようで難しいのです。特に、ものがたくさんある職場では、いったい何が必要で何が不必要なものかすら分からないことが多いでしょう。
必要ないと思って処分したら後で必要になったということが続けば、ものを処分することができなくなります。

また、上司が「とりあえず取っておこうよ」という姿勢でも、ものが捨てられません。そうなると、5S活動はそれ以上行えなくなります。見える場所だけ掃除をしても、不十分です。

2-2．職場の足並みがそろわない

職場で最も大切なことは、仕事です。職場によっては、仕事以外のことは何もできないほど忙しい時期があるところも、珍しくないでしょう。従業員によってはほとんど職場の外で働いていて、朝と夕に少し職場に顔を出すだけという人もいます。そんな人にとっては、職場を整理整頓する時間はありません。

また、整理整頓が得意な人もいれば苦手な人もいます。得意な人にとっては何でもないことでも、苦手な人には難しいこともあるでしょう。ですから、従業員がバラバラに動けば5S活動は進みません。「手のあいている人がやればよい」という姿勢だと、誰も始めたがらないでしょう。

2-3．そもそもやり方が分からない

5S活動を達成するには、順番が大切です。最初にいるものといらないものを分ける整理から始めなければ、掃除をしてもきれいになりません。

また、人によって「この道具の配置が、最も仕事しやすい」というものもあるでしょう。そのようなものをすべて無視して仕事用具の配置図を決めてしまえば、反発されます。5S活動は、ただ「皆さん、整理整頓を心がけましょう」と呼びかけることでも、掃除を念入りにすることでもありません。職場によっては、腰をすえて年間計画を立てて行わなくてはならないのです。

3．5S活動の効果的な進め方とは？

では、5S活動を正しく推進していくにはどうしたらよいのでしょうか？ この項では、5S活動を効果的に行う方法をご説明していきます。

3-1．不用品を片付けて計画書を作成する

5S活動の第一歩は、不用品のチェックです。何年も使っていない資料や資材は思い切って処分しましょう。「いるかもしれない」という場合は、スキャンしてデータ化すれば場所を取らずに取っておけます。また、分からないものは職場全体に「要・不要」を聞いて、不要が多ければ処分しましょう。1日10分でも行えば、不用品は減っていくはずです。これが整理の第一歩になります。

不用品の整理が終了したら、整頓の計画書を作りましょう。どこに何をどれだけ置くか、を示すのです。また、スケジュールも作るとなおよいでしょう。これを掲示して不満が出なければ、整頓を開始しましょう。

3-2．整頓のルールを作る

職場には公共のスペースと個人のスペースがあります。個人のスペースとは、デスクや作業台のこと。公共のスペースはそれ以外です。公共のスペースの整頓はそれほど難しくありません。同じものを同じ場所に置いて、出し入れしやすいようにしておけばよいのです。これは、多くの職場ですでに行われているでしょう。

問題は、個人のスペースです。片付けが苦手な人と得意な人との落差が激しいので、ただ「片付けてください」といっても無理でしょう。

そこで、整頓のルールを作ります。たとえば、帰宅時に机の上に出しておいてよいのはパソコンだけとか、隣の机にはみ出すまで私物を置かないなどです。明確なルールが決まっていれば、片付けもやりやすいでしょう。メールで回覧したり、掲示板にルールを張ったりして徹底させることが大切です。

3-3．掃除のマニュアルを作る

掃除は女性の仕事、と思っている男性社員は少なくありません。「仕事以外のことなどやっている暇はない」という従業員もいるでしょう。ですから、汚れやすい場所を重点的に掃除するマニュアルを作ってみてください。

広い職場でも、汚れやすい場所は限られています。掃除する場所が少なければ、就業前でもできるでしょう。また、掃除に使う道具・掃除の仕方もマニュアル化します。これならば、誰にでもすぐに掃除ができるでしょう。

3-4．教育をする

きれいな職場を維持するためには、教育も大切です。これが「躾（しつけ）」になります。使わない書類は捨てるか電子化するかだけでも教育すれば、不用品が次々に出ることはありません。

また、汚したら掃除をするということを徹底すれば、掃除が大変になるほど汚れがたまることもないでしょう。朝礼などのときに1分でもよいので時間をもらい、職場を美しくたもつ教育を行ってください。

4．おわりに

いかがでしたか？ 今回は、5S活動の進め方についてご説明しました。
まとめると

• ただ呼びかけるだけでは、5S活動は進まない。
• 時間をかけて行おう。
• 整理、整頓、掃除、清潔、躾（しつけ）の順番で進めていく。
• マニュアル化できるものはマニュアル化し、誰が見てもすぐにできるようにしておく。

ということです。皆、きれいな職場で仕事をしたいと思っています。しかし、長年たまった不用品を片付けて掃除するのはとても大変です。「誰かがやればよい」と思っている限り、5S活動は進みません。就業前の5分間、昼休みの10分間だけでも職場全体で行えば、それだけ短期間で終わるでしょう。整理さえ終われば後は一気に進むことも多いのです。